Trendmagazin Nr.6
Tagungsmarkt der Zukunft© Mercure Tagungs-und Landhotel Krefeld
Trendmagazin Nr.6
Tagungsmarkt der Zukunft© Mercure Tagungs-und Landhotel Krefeld
Es ist Ihnen vielleicht gleich beim Titel aufgefallen: Irgendwas ist anders an diesem Trendmagazin. Während wir sonst einen gesamtgesellschaftlichen Trend und seine Auswirkungen auf den Tourismus beleuchtet haben, haben wir uns diesmal dafür entschieden, ein deutlich begrenzteres Thema zu wählen. Warum? Weil wir der Meinung sind, dass das wichtige Thema „Tagungsmarkt der Zukunft“ unbedingt aufgegriffen werden sollte. Schließlich ist die Geschäftsreisebranche gerade für Nordrhein-Westfalen enorm wichtig und so vieles tut sich auf dem Tagungsmarkt in letzter Zeit. Das hat uns insbesondere das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“ gezeigt, an dem wir uns in den vergangenen Jahren beteiligt und aus dem wir wichtige Erkenntnisse gewonnen haben. Diese, aber auch weitere Informationen und Best-Practice-Beispiele, sind in unsere neue Edition des Trendmagazins eingeflossen.
Da wir es nicht dabei belassen wollen, von Innovativem zu schreiben, haben wir für das Trendmagazin erstmals auch mit einem längeren Audio-Format experimentiert. In einem Experteninterview spricht Tonia Haag, die Autorin des Trendmagazins, mit unserem Produktmanager Businesstourismus, Veit Lawrenz, über den Tagungsmarkt der Zukunft. Wenn Sie also lieber hören als lesen, können Sie gleich weiter zum Gespräch klicken – oder sie kombinieren beides, um auch die vielen Best-Practice-Beispiele nicht zu verpassen. Wir freuen uns jedenfalls, wenn Sie uns an redaktion@nrw-tourismus.de ein kurzes Feedback senden, wie Ihnen unser Audio-Experiment gefallen hat und ob Sie sich mehr davon wünschen.
Wofür auch immer Sie sich entscheiden, fürs Hören oder Lesen oder auch für beides: Wir wünschen wie immer viel Spaß und neue Erkenntnisse.

Geschäftsführerin Tourismus NRW, Dr. Heike Döll-König
© alpenpark-neuss.de
Tagungsmarkt – quo vadis?
Für Deutschland haben Geschäftsreisebranche und Tagungsmarkt einen enormen Stellenwert. Seit Jahren liegt die Kongress- und Tagungsdestination Deutschland im europäischen Vergleich an der Spitze, weltweit finden lediglich in den USA mehr MICE-Veranstaltungen statt als hier. Knapp drei Millionen Veranstaltungen mit über 400 Millionen Teilnehmern waren es zuletzt innerhalb eines Jahres in Deutschland, wie aus dem im Mai veröffentlichten Meeting- & Eventbarometer 2018/19 hervorgeht. Gerade auch für NRW spielt der Tagungsmarkt eine bedeutende Rolle. Etwa ein Drittel der Gäste sind Geschäftsreisende. Um auch in Zukunft ganz oben mitzuspielen, ist es nötig, sich auf veränderte Ansprüche der Tagungsteilnehmer einzustellen. So gehört etwa heute, anders als noch vor zehn Jahren, schnelles Internet bzw. WLAN zum Standard, ohne den es in den meisten Fällen kaum möglich sein wird, sich am Markt zu behaupten (Ausnahme siehe Digital Detox). Was sich ebenfalls ändert, ist der Platzbedarf. Zwar werden auch große Konferenzsäle nach wie vor gesucht. Zunehmend sind aber auch kleinere, flexible Raumeinheiten gefragt, um auch die Arbeit in kleineren Gruppen zu ermöglichen, wie sie etwa bei Barcamps, aber durchaus auch bei Arbeitsgruppen während eines großen Kongresses, üblich ist. Eine Entwicklung, die im Freizeitbereich schon länger zu beobachten ist, schlägt sich zudem inzwischen auch auf den Tagungsmarkt nieder: Erlebnisse und Außergewöhnliches sind gefragt. Ein trister Konferenzraum kann da nicht mithalten. Was sich nicht geändert hat und wohl auch in Zukunft im Mittelpunkt stehen dürfte, ist der Wunsch der Teilnehmer nach Wissenserwerb.


Der Forschungsverbund „Future Meeting Space“ leitet aus seinen Untersuchungen zudem eine wichtige Handlungsempfehlung ab: Es sollte nicht auf Technik verzichtet werden, weil davon ausgegangen wird, dass weniger Technikaffine unter den Teilnehmern sein könnten. Vielmehr sollte in solchen Fällen eine niederschwellige Hilfestellung bei der Nutzung der Technik angeboten werden. Um erfolgreich zu sein und positiv im Gedächtnis zu bleiben, sollten Veranstaltungen ihre Teilnehmer auch überraschen bzw. tiefgreifend beeinflussen und im besten Fall sogar zu Verhaltensänderungen führen. Das Forschungsprojekt spricht in seiner Ergebnisstudie in dem Zusammenhang von Disruption und kommt zu dem Ergebnis, dass der Grad des Disruption darüber entscheidet, wie dauerhaft sich Teilnehmer an eine Veranstaltung erinnern. Dabei dürfte die Wahrscheinlichkeit, eine Veranstaltung weiterzuempfehlen, bei positiven und dauerhaften Erinnerungen steigen. Eine weitere interessante Erkenntnis des „Future Meeting Space“-Projekts betrifft das Thema Netzwerken, das für viele Veranstaltungsbesucher nach wie vor eine hohe Wichtigkeit besitzt: Die Länge der Veranstaltung hat demnach keinen Einfluss auf erfolgreiches Netzwerken. Wesentlich wichtiger sei es, Teilnehmer bei der Vernetzung zu unterstützen (siehe auch Trend Netzwerken). Dies gelte insbesondere für zurückhaltendere Teilnehmer. Auch der Einsatz neuer Technologien könne dabei helfen, Diskussionen zwischen den Teilnehmern anzuregen.
Die zehn wichtigsten Trends für den Tagungsmarkt der Zukunft im Überblick
Das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“ hat untersucht, welche Trends und Anforderungen den Tagungsmarkt in den kommenden Jahr prägen werden. Hier die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:
Zusammengefasst bedeuten die Ergebnisse des Forschungsprojekts „Future Meeting Space“, dass 08/15-Angebote kaum noch jemanden locken. Flexibilität ist gefragt, zum einen was das eigene Raum- und Möblierungsangebot betrifft, zum anderen aber auch, was das Eingehen auf Kundenwünsche angeht. Bei den Kundenwünschen ganz oben stehen das Erlebnis sowie die Interaktion und der Austausch. Eine gute bis sehr gute technische Ausstattung wird bei den meisten Veranstaltungen vorausgesetzt. Neben den Erkenntnissen aus dem Forschungsprojekt „Future Meeting Space“, die sich insbesondere auf die Gestaltung einer Veranstaltung beziehen, gibt es noch einige weitere Trends, die für den Geschäftsreisemarkt von Bedeutung sind:
Neues vom Tagungsmarkt – Ein Expertengespräch zum Hören
Über den Tagungsmarkt der Zukunft hat die Leiterin B2B-Kommunikation des Tourismus NRW und Autorin des Trendmagazins, Tonia Haag, auch mit Veit Lawrenz, dem Produktmanager Businesstourismus im Verband, gesprochen. Das Ergebnis ist hier zu hören:
Best-Practice-Beispiele aus NRW
Natürlich gibt es viele schöne, auch ausgefallene Locations, die sich hervorragend für eine Tagung eignen, angefangen bei Schlössern und Burgen bis zum Theater. Gerade auch mit stillgelegten Industrieanlagen wie alten Zechen kann Nordrhein-Westfalen einzigartige Veranstaltungsorte bieten, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Hier sollen jedoch nur Beispiele vorgestellt werden, die zusätzlich auch außergewöhnliche Konzepte, Angebote oder Spezialisierungen zu bieten haben.
Best-Practice-Beispiele über NRW hinaus
Während es bei den Best-Practice-Beispielen aus NRW ausschließlich um Tagungslocations ging, werden im Folgenden besondere Veranstaltungs- und Vermarktungskonzepte vorgestellt:
Für eilige Leser: Ein Fazit in sieben Thesen
Textversion zum Download
Wer sich die Inhalte des Trendmagazins herunterladen möchte, findet hier eine pdf-Version des Textes zum Download.
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Nächstes Magazin
Das nächste Trendmagazin erscheint im Herbst 2019.
Redaktion dieser Ausgabe:
Tonia Haag
Technische Umsetzung:
Hannah Förster
Stand: Juni 2019